Chính sách quyền riêng tư

ChatHub (sản phẩm của CÔNG TY TNHH LẬP TRÌNH VIETTS SOFTWARE, tên tiếng Anh VIETTS SOFTWARE PROGRAMMING COMPANY LIMITED, viết tắt VIETTS CO., LTD, MST 0109992271, sau đây gọi là “ChatHub”, “VietTS” hoặc “chúng tôi”) cung cấp công cụ chăm sóc khách hàng đa kênh, gộp Zalo, Facebook và Instagram về một hộp thư cho doanh nghiệp. Chính sách này được xây dựng để mô tả hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP, cùng các quy định pháp luật hiện hành có liên quan; nội dung áp dụng thực tế cần được VietTS rà soát theo vai trò và cấu hình triển khai của từng dịch vụ.

Trụ sở: VP905, Tầng 9 (sàn VP), Khối C, Tòa nhà Hồ Gươm Plaza, Số 102 Phố Trần Phú, Phường Hà Đông, TP Hà Nội, Việt Nam. Ngày cập nhật: 18/08/2026. Ngày hiệu lực: kể từ ngày đăng công khai, trừ khi thỏa thuận riêng hoặc pháp luật quy định khác.

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách áp dụng cho hai nhóm chủ thể dữ liệu: (1) khách hàng doanh nghiệp đăng ký sử dụng ChatHub (“Bên sử dụng”) và nhân viên của Bên sử dụng, (2) khách hàng cuối nhắn tin với Bên sử dụng qua Zalo, Facebook hoặc Instagram (“Người tiêu dùng”). Với dữ liệu của Người tiêu dùng, Bên sử dụng là bên kiểm soát dữ liệu (quyết định thu thập, mục đích sử dụng); ChatHub đóng vai trò bên xử lý dữ liệu theo uỷ quyền của Bên sử dụng, vận hành hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ và hiển thị hội thoại.

Đối với dữ liệu tài khoản, thanh toán, hỗ trợ và vận hành website, VietTS có thể là bên kiểm soát hoặc bên kiểm soát và xử lý tùy mục đích cụ thể. Đối với dữ liệu hội thoại và dữ liệu khách hàng cuối do Bên sử dụng đưa vào, Bên sử dụng thường là bên kiểm soát, còn VietTS là bên xử lý theo hợp đồng/thỏa thuận và hướng dẫn hợp pháp của Bên sử dụng.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

• Dữ liệu tài khoản: tên, email, số điện thoại, tên doanh nghiệp của Bên sử dụng và nhân viên khi đăng ký, đăng nhập.
• Dữ liệu hội thoại: nội dung tin nhắn, hình ảnh, file đính kèm, sticker trao đổi giữa Người tiêu dùng và Bên sử dụng qua các kênh đã kết nối.
• Dữ liệu định danh liên hệ: tên hiển thị, avatar, số điện thoại hoặc mã định danh (User ID) do Zalo/Meta cung cấp cho từng Người tiêu dùng.
• Dữ liệu vận hành: nhật ký đăng nhập, thao tác trên hệ thống, thời gian phản hồi - phục vụ báo cáo hiệu suất chăm sóc khách hàng cho Bên sử dụng.
• Dữ liệu thanh toán: mã đơn hàng, số tiền, nội dung chuyển khoản và các trường dữ liệu do SePay gửi trong webhook đối soát (có thể gồm mã giao dịch, số tài khoản nhận, mô tả hoặc thông tin tham chiếu). ChatHub không yêu cầu mật khẩu ngân hàng hoặc số thẻ; dữ liệu thực tế được lưu và thời hạn lưu phải tuân theo cấu hình tích hợp, mục đích đối soát và nghĩa vụ kế toán.
• Cookie thiết yếu: chathub_session duy trì phiên đăng nhập, chathub_pending giữ trạng thái tạm trong quy trình đăng ký, và chathub_fb_connect giữ trạng thái tạm khi kết nối Facebook. Các cookie này được ký, đặt HttpOnly và dùng cho xác thực hoặc hoàn tất kết nối; ChatHub không dùng cookie quảng cáo hoặc cookie analytics trên các trang marketing.

3. Mục đích sử dụng dữ liệu

Dữ liệu được dùng để: vận hành hộp thư hợp nhất (hiển thị, gửi/nhận tin nhắn), gợi ý câu trả lời bằng AI dựa trên lịch sử hội thoại của chính Bên sử dụng, tính hạn mức và xuất báo cáo theo gói cước, xác thực tài khoản, hỗ trợ kỹ thuật, và tuân thủ nghĩa vụ pháp luật (kế toán, hoá đơn). ChatHub không bán dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba và không dùng nội dung hội thoại của khách hàng để huấn luyện mô hình AI dùng chung cho khách hàng khác. Khi tính năng AI được bật, phần văn bản cần thiết cho việc chấm điểm, gợi ý và tạo dữ liệu tìm kiếm được xử lý với nỗ lực che thông tin nhận diện cá nhân theo cấu hình của ChatHub; tuỳ đường xử lý, nhà cung cấp AI nêu tại mục 5 có thể nhận phần văn bản chưa được che. Không phải mọi thông tin nhận diện đều được nhận ra hoặc che chắn tuyệt đối.

4. Nơi lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu được lưu trữ theo cấu hình triển khai và vùng hạ tầng được VietTS phê duyệt cho từng môi trường. Đối với môi trường được công bố là tại Việt Nam, dữ liệu hội thoại, tài khoản và tệp đính kèm phải dùng endpoint lưu trữ ở Việt Nam; mọi endpoint S3-compatible, bản sao lưu hoặc nhà cung cấp khác phải được kiểm tra trước khi đưa vào môi trường đó. Dữ liệu truyền tải được mã hoá bằng TLS; dữ liệu nhạy cảm (khoá xác thực, token kết nối kênh) được mã hoá tại chỗ (AES) trước khi ghi vào cơ sở dữ liệu. Phần văn bản xử lý AI có thể được gửi tới nhà cung cấp ngoài Việt Nam và nằm ngoài phạm vi lưu trữ nội địa này.

5. Bên thứ ba tiếp cận dữ liệu

Để vận hành dịch vụ, ChatHub chia sẻ hoặc trao đổi dữ liệu với các bên sau, giới hạn đúng mục đích kỹ thuật:

• Hệ thống hộp thư ChatHub - lưu và hiển thị hội thoại cho nhân viên của Bên sử dụng.
• Zalo - nhận/gửi tin nhắn giữa ChatHub và Người tiêu dùng khi Bên sử dụng chủ động kết nối một kênh Zalo. Zalo xử lý dữ liệu theo điều khoản và chính sách riêng của Zalo; việc truyền hoặc xử lý có thể diễn ra ngoài Việt Nam.
• Meta (Facebook, Instagram) - nhận/gửi tin nhắn qua Messenger và Instagram Direct khi Bên sử dụng kết nối Trang/tài khoản của họ. Meta xử lý dữ liệu theo điều khoản và chính sách riêng; việc truyền hoặc xử lý có thể diễn ra ngoài Việt Nam.
• SePay - đối soát thanh toán VietQR cho các gói cước ChatHub, chỉ nhận thông tin giao dịch, không nhận dữ liệu hội thoại.
• Google Gemini - nhận phần văn bản đã được chọn, với nỗ lực che thông tin nhận diện cá nhân, để chấm điểm, tạo gợi ý trả lời và tạo vector tìm kiếm cho tính năng AI. Một số truy vấn có thể đi qua đường xử lý không che được toàn bộ nội dung. Google có thể xử lý dữ liệu ở ngoài Việt Nam theo điều khoản và chính sách dữ liệu áp dụng cho API.

ChatHub yêu cầu các bên trên xử lý dữ liệu trong phạm vi cung cấp dịch vụ theo hợp đồng hoặc chính sách áp dụng của từng bên; khi thay đổi nhà cung cấp hoặc mục đích xử lý có ảnh hưởng đáng kể, ChatHub sẽ cập nhật chính sách này. Chính sách này mô tả cấu hình mặc định dùng Google Gemini; nếu triển khai chọn nhà cung cấp khác (ví dụ OpenAI cho phần tạo vector), ChatHub phải cập nhật danh sách và mục đích xử lý trước khi bật cấu hình đó.

6. Thời gian lưu trữ

Đóng tài khoản trên ChatHub hiện chỉ chuyển tài khoản sang trạng thái đóng và không tự động xoá dữ liệu; dữ liệu được giữ nguyên để Bên sử dụng có thể yêu cầu hỗ trợ hoặc khôi phục tài khoản. Nếu Bên sử dụng yêu cầu xoá dữ liệu, ChatHub sẽ xác minh yêu cầu và phối hợp xử lý theo mục 8, trừ phần dữ liệu phải lưu theo pháp luật. Bản sao lưu có thể còn tồn tại trong chu kỳ xoay vòng kỹ thuật sau khi dữ liệu chính được xoá. Dữ liệu hoá đơn, chứng từ kế toán được lưu theo thời hạn pháp luật kế toán, thuế yêu cầu (hiện hành 10 năm).

7. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP, chủ thể dữ liệu (Người tiêu dùng và nhân viên Bên sử dụng) có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình, trong phạm vi áp dụng và các ngoại lệ pháp luật:

• Quyền được biết dữ liệu của mình được thu thập, xử lý cho mục đích gì.
• Quyền đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Quyền truy cập để xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu của mình.
• Quyền rút lại sự đồng ý đã cho.
• Quyền yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân của mình (trừ trường hợp pháp luật yêu cầu lưu trữ bắt buộc).
• Quyền yêu cầu hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân.
• Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện theo quy định pháp luật nếu quyền của mình bị xâm phạm.
• Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật khi xảy ra vi phạm về xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
• Quyền tự bảo vệ và các quyền khác theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, Bộ luật Dân sự và pháp luật có liên quan.

Với dữ liệu Người tiêu dùng thu thập qua Bên sử dụng, ChatHub hỗ trợ Bên sử dụng thực hiện các quyền trên theo uỷ quyền; yêu cầu trực tiếp từ Người tiêu dùng gửi đến ChatHub sẽ được chuyển tới Bên sử dụng liên quan để xử lý, đồng thời ChatHub hỗ trợ kỹ thuật để thực hiện đúng hạn.

8. Quy trình thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu

1. Gửi yêu cầu qua email hello@chathub.vn kèm thông tin định danh (tên, số điện thoại hoặc email đã đăng ký, kênh liên hệ) và nội dung yêu cầu cụ thể.
2. ChatHub phản hồi về thủ tục trong vòng 02 ngày làm việc sau khi nhận yêu cầu hợp lệ và có thể yêu cầu thêm thông tin để xác minh danh tính, tránh giả mạo.
3. Sau khi xác minh, thời hạn thực hiện được áp dụng theo từng loại yêu cầu:
   • Rút lại sự đồng ý, hạn chế hoặc phản đối xử lý: 15 ngày; 20 ngày nếu cần yêu cầu bên xử lý hoặc bên thứ ba ngừng xử lý.
   • Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa, cung cấp dữ liệu: 10 ngày; 15 ngày nếu cần bên xử lý hoặc bên thứ ba thực hiện.
   • Xoá dữ liệu: 20 ngày; 30 ngày nếu cần bên xử lý hoặc bên thứ ba cung cấp, xoá hoặc hạn chế xử lý.
   • Yêu cầu áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu: 15 ngày.
4. Tuỳ tính chất hoặc mức độ phức tạp, mỗi yêu cầu chỉ được gia hạn tối đa một lần. Thời gian gia hạn tối đa tương ứng là 15 ngày với yêu cầu rút lại sự đồng ý, hạn chế hoặc phản đối xử lý; 10 ngày với yêu cầu xem, chỉnh sửa hoặc cung cấp dữ liệu; 20 ngày với yêu cầu xoá dữ liệu; và 15 ngày với yêu cầu áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu. ChatHub sẽ thông báo lý do và chứng minh sự cần thiết của việc gia hạn theo quy định.
5. Với yêu cầu xoá dữ liệu vượt phạm vi ChatHub kiểm soát trực tiếp (dữ liệu do Bên sử dụng quản lý), ChatHub chuyển yêu cầu và hỗ trợ kỹ thuật để Bên sử dụng xử lý đúng hạn theo quy định.

9. Bảo mật dữ liệu

ChatHub áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp: mã hoá truyền tải (TLS) và mã hoá tại chỗ cho dữ liệu nhạy cảm, phân quyền truy cập theo vai trò, ghi log truy cập hệ thống, sao lưu định kỳ. Khi phát hiện sự cố lộ, mất dữ liệu cá nhân có khả năng gây thiệt hại, ChatHub thông báo cho Bên sử dụng bị ảnh hưởng trong thời gian sớm nhất có thể theo quy định pháp luật hiện hành.

10. Liên hệ

Mọi câu hỏi về chính sách này hoặc yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ:

• Email: hello@chathub.vn
• CÔNG TY TNHH LẬP TRÌNH VIETTS SOFTWARE
• Tên tiếng Anh: VIETTS SOFTWARE PROGRAMMING COMPANY LIMITED
• Tên viết tắt: VIETTS CO., LTD
• MST: 0109992271
• Trụ sở: VP905, Tầng 9 (sàn VP), Khối C, Tòa nhà Hồ Gươm Plaza, Số 102 Phố Trần Phú, Phường Hà Đông, TP Hà Nội, Việt Nam

Chính sách này có thể được cập nhật để phù hợp thay đổi pháp luật hoặc sản phẩm; bản cập nhật có hiệu lực kể từ ngày đăng tải trên trang này.